Goed bestuur
In het kader van een goed bestuur van onze organisatie vinden we het inrichten van medezeggenschap van essentieel belang. Het meedenken door en de feedback van de cliëntenraad en de ondernemingsraad houden ons scherp op wat we nog te doen hebben in de organisatie en wat er al goed gaat. De cliëntenraad heeft in 2023 mooie stappen gezet en is zich steeds verder aan het professionaliseren met behulp van de Landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC). Daarnaast hebben we voor de cliënten en voor de medewerkers een aantal waarborgen ingericht waardoor ze onafhankelijk en waar nodig anoniem de organisatie kunnen aanspreken op haar handelen. Hieronder lichten we het belangrijkste uit, waarbij we gebruikmaken van de zeven principes van de Governancecode Zorg.
Cliënten
participatie
Onze cliëntenraad is volop in beweging waardoor de cliëntmedezeggenschap zich steeds verder ontwikkelt. Met de implementatie van de wet Medezeggenschap cliënten zorginstellingen is er samen met de cliëntenraad een nieuw cliëntenraadreglement opgesteld. Hiermee worden de rol en medezeggenschap van de cliëntenraad concreter vormgegeven. Dit reglement is in 2023, met ondersteuning vanuit het LOC, geactualiseerd volgens de laatst geldende formats van het LOC.
De huidige cliëntenraad bestaat uit vijf leden die de organisatie vanuit hun eigen ervaring adviseren. Momenteel zijn de regio’s Zuid-Holland Midden, Zuid-Holland Zuid, Zuid-Holland Noord en Zeeland vertegenwoordigd binnen de cliëntenraad. In de regio's die nu (nog) niet vertegenwoordigd zijn zal de cliëntenraad gaan werven. Als u iemand bent of kent die hier mogelijk interesse in heeft neem dan gerust contact op met de cliëntenraad. Samen met de cliëntenraad willen we de betrokkenheid van cliënten versterken en de begeleiding aan cliënten steeds blijven verbeteren.
We hebben deze medezeggenschap van cliënten centraal georganiseerd. Dit sluit aan bij het feit dat beleids- en besluitvorming ook centraal is georganiseerd. Cliëntenparticipatie zal verder vormgegeven gaan worden in regionale commissies, waardoor er ook aandacht komt voor regionale input en verbinding. Hier gaat de cliëntenraad, samen met de regio’s, in 2024 verder mee aan de slag.
Medewerkers
participatie
Ondernemingsraad
De Ondernemingsraad (OR) van Jeugdbescherming west kent elf zetels, naar evenredigheid verdeeld over de vier stichtingen (Haaglanden, Zuid-Holland, Zeeland en Beleid & Bedrijfsvoering). Waar vorig jaar vooral in het teken stond van de start van een nieuwe zittingsperiode met deels nieuwe OR-leden, was er in 2023 ruimte voor verdere ontwikkeling van de OR en het nog beter op elkaar ingespeeld raken. Teambuilding was dan ook een terugkerend thema tijdens de trainingsdagen. Ook was er aandacht voor items als gesprekstechnieken, hoe elkaar te ondersteunen en de ontwikkeling naar een meer pro-actievere invulling van de rol als OR.
In de overleggen met de Raad van Bestuur werden naast de formele zaken regelmatig stilgestaan bij thema’s als werkdruk- en workloadverlaging, de introductie van de functiedifferentiatie, het werven en behouden van medewerkers en de ontwikkelingen rondom het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming. Deze thema’s vragen ook in 2024 de aandacht. In formele zin is met de Raad van Bestuur gesproken over de volgende advies- en instemmingsaanvragen (in alfabetische volgorde):
- Agressiebeleid
- Bedrijfsarts regio Zeeland
- Huisvesting Middelburg
- Mandateringsregeling
- Pilot Eerste klas reizen
- Preventiemedewerker
- Professioneel Statuut
- RI&E (Risico Inventarisatie & Evaluatie) Den Haag, Leiden en Dordrecht
- Verlenging contract Advizo (werving en selectie professionals primair proces)
- Vervangen Toegangssysteem (Programma van Eisen en vormgeving toegangspas)
- Werkkostenregeling (WKR) 2023
Tot slot is de OR evenals voorgaande jaren aan de hand van een aantal thema’s in gesprek gegaan met de Raad van Toezicht (WOR Artikel 24 overleg) en heeft de OR regulier overleg gehad met de preventiemedewerker over de voortgang in de plannen van aanpak van de RI&E’s en de vormgeving van de functie van preventiemedewerker binnen de organisatie. Deze contacten verlopen prettig en worden van beide kanten zeer gewaardeerd.
Klachtencommissie medewerkers (onafhankelijk niet anoniem)
Jeugdbescherming west heeft een klachtenregeling voor medewerkers die voorziet in een klachtencommissie. In 2023 zijn er geen medewerkers die gebruik hebben gemaakt van deze commissie.
Vertrouwenspersoon (onafhankelijk en anoniem)
Werknemers die te maken hebben met ongewenste bejegening, agressie of geweld, seksuele intimidatie, pesten of discriminatie kunnen daarvan melding maken bij De Nationale Vertrouwenspersoon. In 2023 heeft De Nationale Vertrouwenspersoon gedurende het gehele jaar negen meldingen in behandeling gehad (2022: vijf meldingen).
Klokkenluidersregeling
Jeugdbescherming west beschikt over een klokkenluidersregeling. In 2023 zijn er geen meldingen gedaan in het kader van deze regeling.
Verantwoording op naleving goed bestuur
De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht bepalen de inrichting en dragen zorg voor het goed functioneren van Jeugdbescherming west. In dit verslag leggen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht verantwoording af over de opzet en werking van de afgesproken inrichting. De basisinrichting is vastgelegd in:
- De wettelijke en statutaire taak- en bevoegdheidsverdeling; de statuten zijn eind 2018 aangepast aan de laatste vereisten conform het handelen bij conflicten tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. In 2021 zijn de statuten opnieuw aangepast in verband met de bestuurlijke fusie en in 2022 is een kleine aanpassing doorgevoerd in verband met de vereisten behorende bij de ANBI status. Onze advocaat en externe accountant hebben vastgesteld dat daarmee de statuten weer voldoen aan de laatste inrichtingsvereisten.
- Met de invoering van het besturingsmodel met een tweehoofdige Raad van Bestuur in 2016 is er op 13 juni 2016 een Reglement van Raad van Bestuur opgesteld waarin hun taken, de bevoegdheden en de werkwijze zijn vastgelegd.
- Alle leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht hebben de gedragscode ondertekend waarin onder andere afspraken staan over privacy, representatie, vergoeding en giften en afspraken rondom belangenverstrengeling en nevenfuncties.
- Ten aanzien van de wettelijke vertegenwoordiging en mandatering rondom financiële zaken en aanname van personeel binnen Jeugdbescherming west wordt elke twee jaar de ‘Regeling vertegenwoordiging’ geactualiseerd.
Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht bestaat sinds medio 2021 uit zes leden waarvan één lid voorgedragen wordt door de cliëntenraad en één lid door de ondernemingsraad. In verband met de bestuurlijke fusie in 2021 is ervoor gekozen om de Raad van Toezicht tijdelijk uit te breiden met één lid extra vanuit de voormalige Raad van Toezicht van Intervence, om zodoende de Zeeuwse kennis, ervaring en binding te borgen in de Raad. De leden vormen in verschillende samenstellingen de remuneratiecommissie, de auditcommissie financiën en de auditcommissie kwaliteit en veiligheid. Deze commissies bespreken vanuit hun eigen expertise samen met de Raad van Bestuur onderwerpen ten behoeve van een integrale behandeling in de volledige Raad van Toezicht.
De leden van de Raad van Toezicht hebben in verschillende samenstellingen het afgelopen jaar de volgende bijeenkomsten bijgewoond:
- Reguliere Raad van Toezicht vergaderingen (5x)
- Beleidsdag (1x)
- Commissievergadering remuneratie (2x), auditcommissie kwaliteit en veiligheid (5x) en auditcommissie financiën (5x)
- Artikel 24-vergadering met de ondernemingsraad (1x)
- Werkbezoeken op verschillende locaties met verschillende afdelingen (3x)
- Landelijke bijeenkomst met leden van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht van alle gecertificeerde instellingen (1x)
- Overleg Auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid met Cliëntenraad (1x)
- Overleg Auditcommissie Kwaliteit en Veiligheid met de voorzitters van de klachtencommissie (1x)
De belangrijkste agenda-onderwerpen in de Raad van Toezicht in 2023 waren:
- Goedkeuring van de jaarrekeningen 2022 (in bijzijn van accountant)
- Goedkeuring van de voorlopige werkbegroting 2024 (goedkeuring definitieve begroting 2024 vond plaats in 2024)
- Tussentijdse monitoring van resultaatontwikkeling en liquiditeitspositie
- Voortgang van het jaarplan, de managementrapportages waaronder verzuimrapportages
- Klachtenprocedures en meldingen Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
- Vitaliteits- en opleidingsbeleid
- Risicomanagementrapportages
- Het Toekomstscenario Kind- en Gezinsbescherming
- Ontwikkelingen Raad van Bestuur, continuïteit, uitbreiding en opvolging
Alle leden van de Raad van Toezicht zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg en zij hebben een eigen opleidingsbudget. De leden gaan met enige regelmaat op werkbezoek bij verschillende afdelingen en kijken dan ook mee bij een casuïstiekoverleg. De voorzitter van de Raad van Toezicht, de heer Milo Schoenmaker, heeft zitting in het bestuur van Pro Juventute steunstichting 's-Gravenhage. Een overzicht van de samenstelling van de Raad van Toezicht in 2023 is in onderstaande tabel weergegeven met de functie in de raad van toezicht van Jeugdbescherming west, de functie in de buitenwereld, de nevenactiviteiten van de leden en de data van aftreden:
- Voorzitter
- Lid remuneratiecommissie
- Bestuursvoorzitter Centraal Orgaan opvang asielzoekers
- Voorzitter van de Raad van Toezicht van de Bibliotheek Gouda
- Voorzitter van de Raad van Toezicht van het Stimuleringsfonds Volkshuisvesting
- Lid van de Raad van Toezicht van Jantje Beton
- Lid auditcommissie kwaliteit en veiligheid
- Directeur-Bestuurder Stichting Sociale Wijkteams Amersfoort
- Voorzitter Stichting Beheer en Ontwikkeling Instrumenten
- Ondersteuning Vakmanschap Sociaal Domein
- Lid auditcommissie kwaliteit en veiligheid
- Lid remuneratiecommissie
- Mediatrainer
- Communicatiemanager
- Freelance televisiejournalist
- Lid Raad van Toezicht Kenter jeugdhulp
- Lid Raad van Toezicht Aafje
- Lid Algemeen Bestuur van het Hoogheemraadschap van Delfland
- Lid Raad van Toezicht Centrum Internationale Kinderontvoering
- Lid auditcommissie financiën
- Finance Director BAM Bouw & Techniek
- Lid auditcommissie financiën
- Senior financial executive en adviseur organisatie- en vastgoedfinanciering en financiële besturing/ - beheer
- Als docent verbonden aan de volgende opleidingsinstituten:
- Business University Nyenrode
- NIVE Opleidingen
- Lid auditcommissie financiën
- Directeur Financiën en organisatie Krijn Verwijs Yerseke B.V.
- Penningmeester Stichting Vrienden Hospice, Vlissingen
- Lid Screeningscommissie Innogo!, Vlissingen
- Voorzitter Rotaryclub Vlissingen
De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een vergoeding van 80% van de WNT-norm. De WNT-verantwoording hierover is onderdeel van de jaarrekeningen. Daarnaast hebben zij de mogelijkheid om reiskosten te declareren.
Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur wordt gevormd door een voorzitter en een lid waarbij in het bestuursreglement afspraken zijn gemaakt over de taken en verantwoordelijkheden van beide leden. Beide leden van de Raad van Bestuur zijn geaccrediteerd als zorgbestuurder en opgenomen in het register van het NVZD (Vereniging van bestuurders in de zorg).
- Voorzitter
- Zitting in Stichtingsbestuur van Learning Together (onbezoldigd)
- Voorzitter van Stichting Pedagogiek ontwikkeling 0-7 (onbezoldigd)
- Bestuurslid Jeugdzorg Nederland (onbezoldigd)
- Adviesraad SKJ
- Lid Raad van Bestuur
- Lid Raad van Toezicht Stichting Humanitas Rotterdam
- Voorzitter auditcommissie Zorg Instituut Nederland (onbezoldigd)
De Raad van Bestuur volgt ten aanzien van onkostenvergoedingen hetzelfde beleid als geldt voor andere medewerkers en heeft het afgelopen jaar geen geschenken of uitnodigingen geaccepteerd boven de afgesproken norm, zowel niet collectief als individueel. De leden van de Raad van Bestuur hebben in 2023 wel onkostenvergoedingen ontvangen. De voorzitter heeft € 6.059 (2022: € 5.134) gedeclareerd en het lid van de Raad van Bestuur € 3.575 (2022: € 4.610).
Risicobeheersing en belangrijkste risico’s
In ons risicomodel worden de belangrijkste kansen en risico’s (ook wel bedreigingen genoemd) gekwantificeerd. Hierbij wordt gewogen in welke mate een kans of risico zich kan voordoen en wordt bepaald wat de impact is die dit op onze organisatie kan hebben. Op basis van deze risico-inschatting en waar mogelijk treffen wij maatregelen om de kans en/of impact te verlagen. Het uiteindelijke doel van ons risicomodel is niet om alle risico’s geheel te laten verdwijnen. Het gaat vooral om het beheersen en het managen van de risico’s en het benutten van kansen.
De focus heeft in 2023 met name gelegen op het risico ten aanzien van passend zorgaanbod, het risico dat kinderen geen vaste jeugdbeschermer hebben als gevolg van formatietekorten en het imagorisico waardoor medewerkers niet meer voor de sector willen werken. Met al onze maatregelen hebben wij het risico op monitorlijsten weten te beheersen. Dit geldt niet voor de andere twee risico’s, die voornamelijk vanuit de buitenwereld naar binnen komen. We doen wat we kunnen en wat binnen onze mogelijkheden ligt, maar helaas is dat niet altijd toereikend.
WNT-verantwoording
Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi) publieke sector (WNT) is de regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg- en jeugdhulpsector van toepassing. Onder ‘overige toelichting’ op de jaarrekening is verantwoording afgelegd over het juist hanteren van deze regeling.
Wil je meer lezen en weten?
Selecteer hieronder een onderwerp.
Onderzoek en ontwikkeling
Leren en verbeteren
In gesprek met de media
