Goed bestuur
Wij geloven dat goed bestuur begint bij luisteren. Daarom hechten we veel waarde aan medezeggenschap van zowel medewerkers als cliënten. De waardevolle ideeën en feedback van onze ondernemingsraad en cliëntenraad houden ons scherp op wat er goed gaat en wat we beter moeten doen. Wij vinden het belangrijk dat cliënten en medewerkers hun stem kunnen laten horen. Daarom hebben we een aantal waarborgen ingericht waardoor zij onafhankelijk - en waar nodig anoniem - de organisatie kunnen aanspreken op haar handelen. Hieronder lichten we de belangrijkste punten toe. Hierbij maken we gebruik van de zeven principes van de Governancecode Zorg.
Cliëntenraad
Onze Centrale cliëntenraad (CCR) heeft al een aantal jaar een stabiele samenstelling. Dit draagt bij aan inhoudelijke groei, waardoor de cliëntmedezeggenschap zich steeds verder ontwikkelt. Het is een ervaren raad die meedenkt, inzichten deelt en gevraagd en ongevraagd adviezen geeft. Zo dragen zij actief en concreet bij aan de ontwikkeling van onze organisatie.
De huidige CCR bestaat uit vijf leden die de organisatie vanuit hun eigen ervaring adviseren. Momenteel zijn de regio’s Zuid-Holland Midden, Zuid-Holland Zuid, Zuid-Holland Noord en Zeeland vertegenwoordigd binnen de CCR. In de regio's die nu (nog) niet vertegenwoordigd zijn, is de CCR actief op zoek naar nieuwe leden. Bent of kent u iemand die interesse heeft, neem dan contact op met de cliëntenraad via clientenraad@jeugdbeschermingwest.nl. Samen met de CCR willen we de betrokkenheid van cliënten versterken en de begeleiding aan cliënten steeds blijven verbeteren.
De medezeggenschap van cliënten hebben we centraal georganiseerd. Dit sluit aan bij de eveneens centraal georganiseerde beleids- en besluitvorming. Cliëntenparticipatie zal verder vorm worden gegeven in regionale commissies, waardoor er ook aandacht komt voor regionale input en verbinding. De CCR is in 2024 in Gouda gestart met deze regionale aanpak. In 2025 zetten we ook stappen naar andere regio’s.
In 2024 behandelde de CCR vier adviesaanvragen en gaf één ongevraagd advies. Dit ongevraagde advies ging over het niet langer gebruiken van enveloppen met het logo van Jeugdbescherming west bij het verzenden van post. We hebben het advies overgenomen en de werkwijze aangepast.
Ook voerde de CCR het jaarlijkse gesprek met de raad van toezicht. Naast advies over de benoeming van de beide nieuwe bestuurders, hebben de leden kennisgemaakt met de beide bestuurders. De CCR heeft op een aantal momenten meegeholpen en meegedacht bij verschillende onderwerpen, zoals het project gegevensopslag, privacy bij onderzoek en externe audits. Daarnaast participeren zij binnen het traject dat ‘cliëntsensitief werken' stimuleert. Een thema dat de CCR zelf heel belangrijk vindt en waarbij hun input voor ons zeer waardevol is.
Ondernemingsraad
De Ondernemingsraad (OR) van Jeugdbescherming west bestaat uit elf zetels, evenredig verdeeld over de vier stichtingen (Haaglanden, Zuid-Holland, Zeeland en Beleid & Bedrijfsvoering).
Voor de OR was 2024 een dynamisch jaar, ook door veranderingen in de bezetting en wisseling van posities. Er startte een nieuwe voorzitter, er is een vacature binnen de kiesgroep Haaglanden en twee leden zijn langdurig afwezig door ziekte. Dit alles had niet alleen zijn effect op de groepsdynamiek, maar ook op de beschikbare inzet als OR. Desondanks kijkt de OR met een tevreden gevoel terug op 2024.
Los van de interne ontwikkelingen heeft een wisseling van de wacht bij de raad van bestuur ook gevraagd om een heroriëntatie in de contacten tussen de raad van bestuur en de OR. Dit proces zet zich voort in 2025. De OR heeft er alle vertrouwen in dat de bestendigde goede relatie met de raad van bestuur voortgezet zal worden, waarbij er respect is voor ieders rol en zienswijze en waarbij er ruimte is voor verschil in inzicht.
Naast formele zaken stonden de OR en de raad van bestuur tijdens hun overleggen ook regelmatig stil bij thema’s zoals werkdruk- en workloadverlaging, Artikel 13.1, behoud van medewerkers, functiedifferentiatie, financiën, diverse HR-aangelegenheden, het inwerkprogramma, ontwikkelingen in en signalen uit de regio’s en het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming. Deze thema’s krijgen ook aandacht in 2025.
In formele zin sprak de OR met de raad van bestuur over de volgende advies- en instemmingsaanvragen (in alfabetische volgorde):
- Aansturing recepties
- Agressiebeleid
- Bedrijfsarts regio Zeeland
- Camerabeleid
- Duurzame inzetbaarheid
- Eerste klas reizen NS onder voorwaarden
- Formulier en leidraad jaargesprek
- Medewerkers Betrokkenheid Onderzoek 2024 (MBO)
- Preventief Medisch Onderzoek (PMO)
- Preventiemedewerker
- Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) Gouda, Zoetermeer en Middelburg
- Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) Gouda en Zoetermeer (plan van aanpak)
- Scholingsplan 2024-2025
- Nieuw Toegangssysteem
- Uitbreiding en voordracht derde lid raad van bestuur
- Vernieuwde Vervoersregeling Jeugdbescherming west
- Vervanging en werving lid raad van bestuur
- WKR (Werkkostenregeling) 2024
Ten slotte is de OR net als voorgaande jaren aan de hand van een aantal thema’s in gesprek gegaan met de raad van toezicht (WOR Artikel 24 overleg). Ook heeft de OR regulier overleg gehad met de preventiemedewerker over de voortgang in de plannen van aanpak voor de RI&E’s en de vormgeving van de functie van preventiemedewerker binnen de organisatie. Deze contacten verlopen prettig en worden van beide kanten zeer gewaardeerd.
Klachtencommissie medewerkers (onafhankelijk niet anoniem)
Jeugdbescherming west heeft een klachtenregeling voor medewerkers die voorziet in een klachtencommissie. In 2024 heeft geen enkele medewerker gebruik gemaakt van deze commissie.
Vertrouwenspersoon (onafhankelijk en anoniem)
Werknemers die te maken hebben met ongewenste bejegening, agressie of geweld, seksuele intimidatie, pesten of discriminatie kunnen daarvan melding maken bij De Nationale Vertrouwenspersoon. In 2024 heeft De Nationale Vertrouwenspersoon gedurende het gehele jaar zeventien meldingen in behandeling gehad (2023: negen meldingen).
Klokkenluidersregeling
Jeugdbescherming west beschikt over een klokkenluidersregeling. In 2024 zijn er geen meldingen gedaan in het kader van deze regeling.
Verantwoording op naleving goed bestuur
De raad van bestuur en de raad van toezicht bepalen de inrichting en dragen zorg voor het goed functioneren van Jeugdbescherming west. In dit verslag leggen de raad van bestuur en de raad van toezicht verantwoording af over de opzet en werking van de afgesproken inrichting. De basisinrichting is vastgelegd in:
- De wettelijke en statutaire taak- en bevoegdheidsverdeling. De statuten zijn eind 2018 aangepast aan de laatste vereisten conform het handelen bij conflicten tussen de raad van bestuur en de raad van toezicht. In 2021 zijn de statuten opnieuw aangepast in verband met de bestuurlijke fusie en in 2022 is een kleine aanpassing doorgevoerd in verband met de vereisten behorende bij de ANBI-status. Onze advocaat en externe accountant hebben vastgesteld dat daarmee de statuten weer voldoen aan de laatste inrichtingsvereisten.
- Met de invoering van het besturingsmodel met een driehoofdige raad van bestuur in 2024 is op 23 mei 2024 het ‘Reglement van de raad van bestuur’ vastgesteld waarin taken, bevoegdheden en werkwijzen zijn vastgelegd.
- Voor alle leden van de raad van bestuur en de raad van toezicht is de gedragscode van toepassing waarin onder andere afspraken staan over privacy, representatie, vergoeding en giften en afspraken rondom belangenverstrengeling en nevenfuncties.
- Ten aanzien van de wettelijke vertegenwoordiging en mandatering rondom financiële zaken en aanname van personeel binnen Jeugdbescherming west wordt elke twee jaar de ‘Regeling vertegenwoordiging’ geactualiseerd.
Raad van toezicht
De raad van toezicht bestaat sinds medio 2021 uit zes leden waarvan één lid voorgedragen wordt door de cliëntenraad en één lid door de ondernemingsraad. In verband met de bestuurlijke fusie in 2021 is er toen voor gekozen om de raad van toezicht tijdelijk uit te breiden met één lid extra vanuit de voormalige raad van toezicht van Intervence, om zodoende de Zeeuwse kennis, ervaring en binding te borgen. In 2024 is van één van de leden de tweede termijn verstreken. Daarmee is de raad van toezicht weer op een aantal van vijf leden gekomen. De leden vormen in verschillende samenstellingen de remuneratiecommissie, de auditcommissie financiën en de auditcommissie kwaliteit en veiligheid. Deze commissies bespreken vanuit hun eigen expertise samen met de raad van bestuur onderwerpen ten behoeve van een integrale behandeling in de volledige raad van toezicht.
De leden van de Raad van Toezicht hebben in verschillende samenstellingen het afgelopen jaar de volgende bijeenkomsten bijgewoond:
- Reguliere Raad van Toezicht vergaderingen (5x)
- Beleidsdag (1x)
- Commissievergadering remuneratie (2x), auditcommissie kwaliteit en veiligheid (5x) en auditcommissie financiën (5x)
- Artikel 24-vergadering met de ondernemingsraad (2x)
- Landelijke bijeenkomst met leden van de raad van bestuur en de raad van toezicht van alle gecertificeerde instellingen (2x)
- Overleg auditcommissie kwaliteit en veiligheid met de cliëntenraad (1x)
- Overleg auditcommissie kwaliteit en veiligheid met de voorzitters van de klachtencommissie (1x)
- Training raad van toezicht ‘Toezicht en netwerk organiseren’
De belangrijkste agenda-onderwerpen in de Raad van Toezicht in 2024 waren:
- Goedkeuring van de jaarrekeningen 2023 (in bijzijn van accountant)
- Goedkeuring van de voorlopige werkbegroting 2025 (goedkeuring definitieve begroting 2025 vond plaats in 2025)
- Tussentijdse monitoring van resultaatontwikkeling en liquiditeitspositie
- Voortgang van het jaarplan, de managementrapportages waaronder verzuimrapportages
- Klachtenprocedures en meldingen Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
- Vitaliteits- en opleidingsbeleid
- Risicomanagementrapportages
- Het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming
- Ontwikkelingen raad van bestuur, continuïteit, uitbreiding en opvolging
Alle leden van de raad van toezicht zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg en zij hebben een eigen opleidingsbudget. De leden gaan met enige regelmaat op werkbezoek bij verschillende afdelingen en kijken dan ook mee bij een casuïstiekoverleg. De voorzitter van de raad van toezicht, de heer Milo Schoenmaker, heeft zitting in het bestuur van Pro Juventute steunstichting 's-Gravenhage.
Een overzicht van de samenstelling van de raad van toezicht in 2024 is in onderstaande tabel weergegeven met de functie in de raad van toezicht van Jeugdbescherming west, de functie in de buitenwereld, de nevenactiviteiten van de leden en de data van aftreden:
- Voorzitter
- Lid remuneratiecommissie
- Bestuursvoorzitter Centraal Orgaan opvang asielzoekers
- Voorzitter raad van toezicht Stimuleringsfonds Volkshuisvesting
- Lid auditcommissie kwaliteit en veiligheid
- Directeur-Bestuurder Stichting Sociale Wijkteams Amersfoort
- Voorzitter Stichting Beheer en Ontwikkeling Instrumenten
- Ondersteuning Vakmanschap Sociaal Domein
- VNG Transformatiecoach ondersteuningslijn stevige lokale teams
- Lid auditcommissie kwaliteit en veiligheid
- Lid remuneratiecommissie
- Mediatrainer
- Communicatiemanager
- Freelance televisiejournalist
- Lid Algemeen Bestuur Hoogheemraadschap Delfland
- Lid raad van toezicht Centrum Internationale Kinderontvoering
- Lid auditcommissie financiën
- Finance Director BAM Bouw & Techniek (tot 1 oktober)
- CFRO/bestuurder Woonzorg Nederland (vanaf 1 oktober)
- Lid auditcommissie financiën
- Senior financial executive en adviseur
organisatie- en vastgoedfinanciering en financiële besturing/-beheer
- Als docent verbonden aan de volgende opleidingsinstituten:
• Business University Nyenrode
• NIVE Opleidingen
- Lid auditcommissie financiën
- Directeur Financiën en organisatie Krijn Verwijs Yerseke B.V.
- Penningmeester Stichting Vrienden Hospice, Vlissingen
- Lid Screeningscommissie Innogo!, Vlissingen
- Voorzitter Rotaryclub Vlissingen
De leden van de raad van toezicht ontvangen een vergoeding van 80% van de WNT-norm. De WNT-verantwoording hierover is onderdeel van de jaarrekeningen. Daarnaast hebben zij de mogelijkheid om reiskosten te declareren.
Raad van bestuur
De raad van bestuur wordt gevormd door een voorzitter en twee leden waarbij in het bestuursreglement afspraken zijn gemaakt over de taken en verantwoordelijkheden van de leden. In de maand oktober waren er in verband met de overdracht van werkzaamheden tijdelijk vier bestuurders. Astrid Rotering en Joost van der Hulst zijn geaccrediteerd als zorgbestuurder en opgenomen in het register van het NVZD (Vereniging van bestuurders in de zorg). Curtis de Roo en Henny Westdijk starten beiden met het accreditatietraject, Curtis de Roo is hiermee gestart in 2025 en Henny Westdijk zal hiermee in 2026 starten.
- Voorzitter raad van bestuur
- Zitting in Stichtingsbestuur Learning Together (onbezoldigd)
- Voorzitter Stichting Pedagogiek ontwikkeling 0-7 (onbezoldigd) (tot 1 juli 2024)
- Bestuurslid Jeugdzorg Nederland (onbezoldigd) (tot 1 juni 2024) en vanuit deze rol ook lid Adviesraad SKJ (tot 1 juni 2024)
- Lid raad van bestuur
- Lid raad van toezicht Stichting Humanitas Rotterdam
- Voorzitter auditcommissie Zorg Instituut Nederland (onbezoldigd)
- Lid raad van bestuur
- Lid raad van bestuur Stichting Vitalis (onbezoldigd)
- Kernlid Tucht- en geschillencommissie (TGC) Nederlandse Basketbalbond (NBB) (onbezoldigd)
- Lid raad van bestuur
- Voorzitter raad van toezicht Stichting PCPOW, Westland
- Lid raad van toezicht Stichting NBD Biblion
- Voorzitter raad van toezicht Stichting Academy of Vocal Arts (onbezoldigd)
De raad van bestuur volgt ten aanzien van onkostenvergoedingen hetzelfde beleid dat geldt voor andere medewerkers en heeft het afgelopen jaar geen geschenken of uitnodigingen geaccepteerd boven de afgesproken norm, zowel niet collectief als individueel. De leden van de raad van bestuur hebben in 2024 wel reis- en onkostenvergoedingen ontvangen. Astrid Rotering heeft € 4.196 (2023: € 6.059) gedeclareerd en Joost van der Hulst € 3.256 (2023: €3.575). De nieuwe leden van de raad van bestuur, Curtis de Roo en Henny Westdijk hebben in 2024 respectievelijk € 1.752 en € 806 gedeclareerd. Kosten voor accreditatie en intervisie via de NVDZ worden net zoals bij alle medewerkers beschouwd als faciliteiten die de organisatie wenst te ondersteunen.
Risicobeheersing en belangrijkste risico’s
In ons risicomodel beschrijven en kwantificeren we de belangrijkste kansen en risico’s (ook wel bedreigingen genoemd). Hierbij wegen we in welke mate een kans of risico zich kan voordoen en bepalen we wat de impact is die dit op onze organisatie kan hebben. Op basis van deze risico-inschatting treffen wij, waar mogelijk, maatregelen om de kans en/of impact te verlagen. Het uiteindelijke doel van ons risicomodel is niet om alle risico’s geheel te laten verdwijnen. Het gaat vooral om het beheersen en het managen van de risico’s en het benutten van kansen.
De focus lag in 2024 met name op de volgende twee risico’s:
- Het risico dat we onvoldoende zicht hebben op de acute en blijvende veiligheid van jeugdigen in gezinnen zonder vaste jeugdbeschermer.
- Het risico dat zonder steun van onze financiers (de gemeenten) onze exploitatie in 2025 en 2026 negatief zal worden waardoor onze continuïteit vanaf 2026 in gevaar komt.
Het eerste risico is een gevolg van (tijdelijke) formatietekorten als gevolg van het verloop van jeugdbeschermers en ondersteunende functies in het primair proces. Ondanks de invoering van de landelijke tarieven voor onze maatregelen en de bijbehorende verlaging van de workload van onze medewerkers bleef het verloop ook in 2024 hoog. Daarnaast spelen factoren als verlies van ervaringsjaren, toegenomen complexiteit bij onze gezinnen, ontbreken van passend en tijdig zorgaanbod en gestegen ziekteverzuim in de tweede helft van 2024 een rol. Bij gezinnen zonder vaste jeugdbeschermer zorgen we voor de acute veiligheid en doen we wat we kunnen om de blijvende veiligheid te blijven borgen.
Het tweede risico is een gevolg van de daling van het aantal (wettelijke en vrijwillige) maatregelen waardoor onze exploitatie onder druk kan komen te staan. Denk hierbij aan maatregelen op het gebied van jeugdbescherming: ondertoezichtstellingen, voogdijmaatregelen en preventieve jeugdbescherming. In de afgelopen drie jaar (2022 tot en met 2024) bedroeg deze daling ongeveer 25%. De PxQ-financiering, waarbij de P staat voor prijs en de Q voor het aantal maatregelen, brengt hierdoor een grote financiële druk op onze exploitatie. Dit is een gevolg van onze kostenstructuur die voor ongeveer 70% bestaat uit variabele kosten en voor 30% uit vaste kosten. Denk hierbij aan vaste dienstverbanden en langlopende contracten, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. Met name in die laatste categorie zijn wij minder of niet in staat om bij te sturen met de daling van het aantal maatregelen. De gesprekken met de gemeenten over de borging van onze continuïteit lopen ook in 2025 door.
WNT-verantwoording
Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) in de (semi) publieke sector is de regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen zorg- en jeugdhulpsector van toepassing. Onder ‘overige toelichting’ op de jaarrekening leggen we verantwoording af over het juist hanteren van deze regeling.
Wil je meer lezen en weten?
Selecteer hieronder een onderwerp.
Voorwoord
Op weg naar de toekomst
Onderzoek en ontwikkeling
Samen met het gezin
Leren en verbeteren
Goed bestuur
